Codice Etico di PayMove S.p.A.

 

1) Premessa

PAYMOVE S.p.A. (di seguito “PAYMOVE” o “Società”) è un Istituto di Pagamento autorizzato dalla Banca d’Italia (Autorizzazione n: 36050.3) ai sensi dell’art. 1 lett b), del D.Lgs. 27 gennaio 2010, n. 11, secondo quanto previsto dalla Direttiva dell’Unione Europea 2007/64/CE in tema di servizi di pagamento.

Per essere un’azienda innovativa e di successo nel campo dei pagamenti digitali e della monetica, una componente fondamentale è agire nell’assoluto rispetto dei principi etici e delle normative vigenti, nonché adoperarsi per raggiungere i più alti standard qualitativi in ogni campo, ivi compreso quello Etico-deontologico.

Il Codice Etico di PAYMOVE esprime i principi di carattere etico - morale cui si ispira la Società nella realizzazione della propria attività di impresa. Esso definisce le responsabilità etiche e sociali nonché le regole comportamentali, che tutti coloro che partecipano all’organizzazione aziendale devono assumere nei riguardi di tutti i soggetti che, per ragioni diverse, hanno direttamente o indirettamente rapporti con la Società. Le finalità che detto Codice vuole perseguire sono, dunque, di eliminare o prevenire atti palesemente contrari alla morale comune o all’interesse della Società, aiutare i dipendenti a risolvere problematiche di natura “etica”, migliorare i rapporti con gli stakeholder.

Il Codice Etico è un documento ufficiale, voluto e approvato dal Consiglio di Amministrazione (nel seguito “CdA”), e debitamente divulgato, la cui osservanza è ritenuta di fondamentale importanza per il regolare funzionamento, per l’affidabilità della gestione, nonché per l’immagine della Società stessa. Poiché la sua concreta efficacia dipende dalla sintonia con i principi e i valori di ogni singolo partecipante alla vita della Società e soprattutto, dalla capacità di ciascuno di inquadrare le proprie responsabilità e le proprie funzioni, PAYMOVE chiede a tutti gli amministratori, i dipendenti, i collaboratori, i fornitori, i consulenti, i clienti nonché a tutti coloro che sono legati da rapporti di qualsiasi genere con la Società, di osservare i principi etici e le politiche dell’Azienda.

Il Codice Etico è parte integrante del Modello di Gestione, Organizzazione e Controllo per la prevenzione dei Reati di cui all’art. 6 del Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231 e s.m.i., che disciplina la “Responsabilità Amministrativa degli enti forniti di personalità giuridica e delle società associazioni anche prive di personalità giuridica” e, a tal fine, i contenuti del presente Codice hanno efficacia cogente nell’organizzazione di PAYMOVE.

Il Codice Etico riflette le modalità di organizzazione che la Società adotta imponendo l’impegno di tutti per assicurare che le attività di PAYMOVE siano svolte nell’osservanza della legge, in un quadro di concorrenza leale, con onestà, integrità, correttezza e buona fede, nel rispetto dei legittimi interessi di clienti, dipendenti, partner commerciali e finanziari e delle collettività in cui PAYMOVE esercita le proprie attività.

1.1 I Valori di PAYMOVE

PAYMOVE ha impostato la propria attività su solidi principi di professionalità, trasparenza ed eticità dei comportamenti laddove l’eticità e la professionalità dei propri dipendenti e collaboratori sono fondamentali per garantire il rispetto della legalità nello svolgimento dei propri servizi.

L’adozione di questo Codice è espressione di una realtà aziendale che ha come obiettivo primario quello di soddisfare, nel migliore dei modi, le necessità e le aspettative dei vari stakeholder attraverso:

  • il consolidamento dei nostri migliori valori imprenditoriali;
  • la protezione e diffusione dei principi etico-morali della Società;
  • l’interdizione di quei comportamenti in contrasto, non solo con i dettami normativi eventualmente rilevanti, ma anche con i valori e i principi che la Società intende promuovere;
  • la condivisione di un’identità Aziendale che si riconosca in questi valori e in questi principi.

1.2 Destinatari e campo di applicazione

I principi contenuti nel presente Codice Etico si applicano ai Dirigenti, Dipendenti, Collaboratori, Consulenti, Fornitori, a tutti coloro che sono legati alla Società da rapporto di collaborazione e a coloro che, direttamente o indirettamente, instaurano rapporti con la Società e operano per perseguirne gli obiettivi (di seguito “Destinatari”). Costoro sono chiamati al rispetto dei valori e principi espressi nel Codice Etico e sono tenuti a tutelare e a preservare, attraverso i propri comportamenti, la rispettabilità e l’immagine della Società nonché l’integrità del suo patrimonio economico e umano.

Tutti i Destinatari sono tenuti all’osservanza del presente Codice Etico nella conduzione degli affari e delle attività aziendali, affinché tengano sempre un comportamento improntato al rispetto di principi fondamentali di onestà, integrità morale, correttezza, trasparenza, obiettività e rispetto della personalità individuale. In particolare, i componenti del C.d.A sono tenuti a ispirarsi ai principi del Codice Etico, nel fissare gli obiettivi della Società, nel proporre gli investimenti, nel realizzare i progetti e, in generale, nel perseguimento degli obiettivi aziendali e in tutti i rapporti con persone ed enti interni ed esterni a PAYMOVE.

Il presente Codice Etico mira dunque a essere uno strumento utile di tutela degli interessi di tutti coloro che - con diverso titolo, ruolo e funzione - concorrono alla creazione diffusa e trasparente del valore d’impresa. PAYMOVE si impegna alla diffusione del presente Codice mettendo a disposizione tutti gli strumenti che dovessero rendersi utili ai fini di una corretta interpretazione dello stesso.

1.3 Rispetto delle leggi vigenti

I “Destinatari” del Codice Etico sono tenuti al rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui PAYMOVE opera. La Società non inizierà o proseguirà alcun rapporto con chi non intenda allinearsi a questo principio. I dipendenti devono essere a conoscenza delle leggi e delle condotte conseguenti e, qualora esistessero dubbi su come procedere, dovranno essere adeguatamente informati dalla Società.

La Società si riserva pertanto di tutelare i propri interessi in ogni sede competente verso i Soggetti che abbiano violato le regole loro destinate.

2) Principi di riferimento Etici e di Condotta

I principi etici e comportamentali previsti nel presente Codice hanno valore primario e assoluto. Tutti i soggetti che hanno rapporti con la Società sono tenuti a osservare le medesime regole comportamentali improntate ai principi di onestà, correttezza, integrità morale, riservatezza e trasparenza.

In questa sezione del Codice Etico sono descritti i principi di riferimento etici e di condotta.

2.1 Legalità e Responsabilità

La Società ha come principio imprescindibile l’osservanza di leggi e regolamenti vigenti in Italia e in tutti i paesi in cui si trova a operare e il rispetto dell’ordine democratico ivi costitutivo.

Ogni dipendente si impegna al rispetto delle normative applicabili all’attività aziendale. Tale impegno è valido anche per i collaboratori, consulenti, fornitori, clienti e per chiunque abbia rapporti con PAYMOVE; in mancanza, PAYMOVE si riserva di non iniziare o proseguire alcun rapporto con chi non intenda allinearsi a questo principio.

I Destinatari, pertanto, devono essere a conoscenza delle leggi e dei comportamenti normativamente doverosi. PAYMOVE assicurerà un adeguato programma di formazione e sensibilizzazione continua sulle problematiche attinenti al Codice Etico.

2.2 Correttezza

La Società opera nel rispetto dell’etica professionale e dei regolamenti interni. Il principio della correttezza implica il rispetto dei diritti, anche sotto i profili della privacy e delle opportunità, nonché delle leggi vigenti volte a tutelare la personalità individuale di tutti i soggetti che risultino coinvolti nella propria attività lavorativa e professionale. Ciò impone anche l’eliminazione di qualsiasi discriminazione e di ogni possibile conflitto di interesse tra i dipendenti e la Società.

I Destinatari sono tenuti al rispetto delle regole deontologiche e professionali, con particolare riferimento ai doveri di diligenza e perizia, applicabili alle operazioni compiute per conto della Società.

I Destinatari sono inoltre tenuti al rispetto della normativa aziendale, la quale esprime in dettaglio le modalità di perseguimento degli obiettivi nel rispetto dei principi deontologici e di comportamento adottati in quanto attuazione di obblighi deontologici, peritali o professionali.

2.3 Trasparenza

Il principio della trasparenza si fonda sulla veridicità, accuratezza e completezza dell’informazione sia all’esterno che all’interno della Società. Il sistema di verifica e risoluzione dei reclami attuato nei confronti dei clienti/utenti deve permettere che le informazioni siano fornite attraverso una comunicazione, sia verbale che scritta, costante e tempestiva. Nella formulazione dei contratti l’azienda elabora le clausole in modo chiaro e comprensibile, assicurando sempre il mantenimento della condizione di pariteticità con il contraente.

I Destinatari sono tenuti a rispettare:

  • il dovere di trasparenza intesa come chiarezza, completezza e pertinenza delle informazioni, evitando situazioni ingannevoli nelle operazioni compiute per conto della Società;
  • le norme aziendali, in quanto attuazione del principio di trasparenza.

2.4 Imparzialità

La Società promuove il principio della imparzialità nelle relazioni con tutte le controparti, evitando ogni discriminazione basata sull’età, l’origine razziale ed etnica, la nazionalità, le opinioni politiche, le credenze religiose, il sesso, la sessualità o lo stato di salute dei suoi interlocutori.

2.5 Lealtà e Fedeltà

La Società e i suoi dipendenti collaborano in un rapporto di lealtà, fiducia e fedeltà reciproca. Di conseguenza è fatto espresso divieto ai dipendenti di svolgere attività contrarie agli interessi della Società o incompatibili con i doveri di ufficio. Il rispetto dei principi contenuti nel presente Codice rappresenta per tutti i dipendenti una parte imprescindibile delle obbligazioni contrattuali nell’ambito del rapporto di fiducia e di lealtà.

2.6 Conflitti di interesse

Nello svolgimento di ogni attività, la Società opera per evitare di incorrere in situazioni di conflitto di interesse, reale o anche soltanto potenziale. Fra le ipotesi di “conflitto di interesse”, oltre a quelle definite dalla legge, si intende anche il caso in cui un Destinatario operi per il soddisfacimento di un interesse diverso da quello della Società per trarne un vantaggio per sé o terze persone.

I Destinatari dovranno tempestivamente segnalare alla Società qualsiasi rapporto o situazione rilevante per le attività d’impresa in cui siano coinvolti interessi personali ovvero di persone ad essi collegate (quali, ad esempio, familiari, amici, conoscenti).

Nel caso in cui Società si trovi, comunque, a operare in situazioni di conflitto di interesse essa si attiene, oltre al rispetto delle normative che disciplinano la relativa fattispecie, anche al principio della trasparenza, intesa quale preventiva enunciazione del conflitto e successiva comunicazione dei termini essenziali dell’operazione.

2.7 Concorrenza e normativa anti-trust

La Società intende sviluppare il valore della concorrenza adottando principi di correttezza, leale competizione e trasparenza nei confronti di tutti gli operatori presenti sul mercato.

PAYMOVE agisce sul mercato in modo leale, astenendosi da comportamenti di abuso di posizione dominante o che compromettano la libera concorrenza. La Società rispetta le regole vigenti in materia di libera concorrenza e la normativa anti-trust.

2.8 Documentazione delle attività e trasparenza delle scritture contabili e sociali. Adempimenti societari.

Tutte le attività, azioni, transazioni e operazioni della Società devono essere:

  • compiute nel rispetto delle norme vigenti, della massima correttezza gestionale, della completezza e trasparenza delle informazioni e della legittimità sia formale che sostanziale;
  • compiute nel rispetto delle istruzioni e delle procedure ed entro i limiti delle deleghe ricevute e dei budget approvati dal C.d.A., nonché essere legittime, coerenti e congrue.

PAYMOVE opera con la massima trasparenza a livello amministrativo e contabile, garantendo veridicità, accuratezza e completezza delle informazioni relative a ogni registrazione contabile.

Pertanto, chi contribuisce alla formazione delle scritture contabili deve assicurare la massima collaborazione affinché sia garantita la completezza e la chiarezza delle informazioni fornite, nonché l’accuratezza dei dati e delle elaborazioni. Chi provvede alla redazione delle scritture contabili deve far sì che le stesse siano tenute in maniera accurata, completa e tempestiva in conformità alle normative e alle procedure aziendali in materia di contabilità, allo scopo di eseguire una fedele rappresentazione della situazione patrimoniale/finanziaria e dell’attività di gestione.

I Destinatari che si dovessero trovare a conoscenza di eventuali omissioni, alterazioni o falsificazioni delle registrazioni contabili, ovvero dei relativi documenti di supporto, sono tenuti a informare tempestivamente il proprio superiore, il responsabile della funzione aziendale competente e l’Organismo di Vigilanza della Società, ove previsto, che agirà secondo le modalità descritte nel Codice Etico.

Tutte le comunicazioni obbligatorie per la Società devono essere effettuate da soggetti tempestivamente identificati.

Tutte le informazioni alle quali la Società è tenuta per legge devono essere fornite in maniera chiara e completa.

E' fatto divieto di impedire od ostacolare il regolare svolgimento delle attività degli organi sociali, dei revisori e dei soci, collaborando, ove richiesto, all'espletamento di ogni forma di controllo e revisione della gestione sociale, previste dalla legge. In particolare, è fatto divieto, mediante l'occultamento di documenti o l'uso di altri mezzi fraudolenti, di tenere comportamenti che impediscano o che comunque ostacolino, lo svolgimento dell'attività di controllo o revisione legalmente attribuite ai soci, al collegio sindacale o alla società di revisione.

La Società vieta di effettuare, fuori dai casi di legittima riduzione del capitale sociale, anche mediante condotte simulate, restituzioni di conferimenti effettuati dal socio o liberarlo dall'obbligo di eseguirli; deliberare ripartizioni di utili o acconti su utili non effettivamente conseguiti o destinati a riserve legali o distribuire riserve indisponibili; formare od aumentare fittiziamente il capitale delle Società, mediante attribuzione di azioni per somma inferiore al loro valore nominale, di sopravvalutare in maniera rilevante i conferimenti di beni in natura o di crediti, ovvero del patrimonio della Società in caso di trasformazione; effettuare riduzioni del capitale sociale, fusioni o scissioni in violazione delle disposizioni di legge a tutela dei creditori; determinare, con atti simulati o fraudolenti, maggioranze fittizie nelle assemblee delle società.

2.9 Riservatezza e Tutela delle informazioni della Proprietà Intellettuale

La Società garantisce, in conformità alle disposizioni di legge, la riservatezza delle informazioni in proprio possesso. Ai dipendenti e ai collaboratori della Società è fatto divieto di utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi all’esercizio della propria attività professionale. In particolare, le informazioni, i dati, le conoscenze acquisite, elaborate e gestite dai Soggetti nell'esercizio della propria attività devono rimanere strettamente riservate e opportunamente protette e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate, sia all'interno sia all'esterno della Società, se non nel rispetto della normativa vigente e delle procedure aziendali. Le informazioni riservate possono essere (a titolo indicativo e non esaustivo):

  • i piani aziendali, strategici, economici/finanziari, commerciali, gestionali, operativi;
  • le informazioni su operazioni definite “price sensitive” ai fini del valore del titolo azionario se quotato su mercati regolamentati;
  • i progetti e gli investimenti;
  • i dati relativi al personale, ai clienti, ai fornitori, agli utenti e in generale tutti i dati definiti personali dalla D.Lgs. n. 196/03 con particolare attenzione per quelli che la legge stessa definisce come sensibili;
  • i parametri aziendali di prestazione e di produttività;
  • i contratti commerciali, i documenti aziendali;
  • il know-how relativo all’espletamento dei servizi;
  • le banche dati relative ai fornitori, clienti, dipendenti, mediatori e collaboratori esterni;
  • le deliberazioni dell’organo amministrativo.

I Destinatari, nel trattare tali dati e informazioni, devono prestare la massima attenzione e riservatezza. In particolare, i dipendenti devono:

  • mantenere riservate le notizie e le informazioni apprese nell'esercizio delle proprie funzioni e che non siano oggetto di trasparenza in conformità alla legge e ai regolamenti;
  • osservare il dovere di riservatezza anche dopo la cessazione dal servizio;
  • consultare i soli documenti cui sono autorizzati ad accedere, facendone uso conforme alle proprie mansioni e consentendone l'accesso solo a coloro che ne abbiano titolo e in conformità alle prescrizioni impartite;
  • prevenire l'eventuale dispersione di dati osservando le misure di sicurezza impartite, custodendo con ordine e cura gli atti affidati ed evitando di effettuarne inutili copie.

La Società ritiene di assoluta priorità proteggere la proprietà intellettuale (marchi, programmi informatici, ecc.) con ogni mezzo legale a disposizione. Allo stesso modo le informazioni ricevute da terzi sono trattate da Società nel pieno rispetto della riservatezza e della privacy degli interessati.

2.10  Trasparenza e completezza dell’informazione

I dipendenti e i collaboratori di PAYMOVE sono tenuti a fornire informazioni complete, trasparenti, comprensibili e accurate, in modo tale che, nell’impostare i rapporti con l’azienda, gli stakeholder siano in grado di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti.

2.11  Tutela della Persona, della Salute e della Sicurezza

PAYMOVE si impegna a promuovere il rispetto della persona nella sua integrità fisica e morale. Tutela la libertà e la dignità della persona vietando ogni comportamento discriminatorio per motivi di razza, di religione, di credo politico, di lingua e di sesso. La Società disconosce ogni condotta denigratoria, prevaricatoria o vessatoria, offrendo pari opportunità di lavoro, di formazione, e di sviluppo professionale; promuove e protegge la salute e la sicurezza dei propri dipendenti e collaboratori assicurando condizioni sicure e salutari nel rispetto della normativa vigente, e si impegna ad adottare e a mantenere adeguati sistemi di gestione volti a identificare e a prevenire possibili situazioni a rischio che possano minare la salute e la sicurezza di tutto il personale.

2.12  Tutela ambientale

PAYMOVE è impegnata nella salvaguardia dell'ambiente come bene primario. A tale scopo, orienta le proprie scelte, in modo da garantire la compatibilità tra il perseguimento dei propri fini istituzionali e le esigenze ambientali. La Società, conseguentemente, rifiuta i comportamenti che si discostano dai suddetti principi. PAYMOVE è consapevole della incidenza delle proprie attività sullo sviluppo economico-sociale e sulla qualità della vita del territorio di riferimento. Per questa ragione, la Società nello svolgimento della propria attività si impegna a salvaguardare l’ambiente circostante e a contribuire allo sviluppo sostenibile del territorio. In questo ambito, PAYMOVE si impegna a operare in ogni situazione nel pieno rispetto delle normative che regolano la materia e a limitare l'impatto ambientale delle proprie attività.

2.13  Efficienza e Qualità dei servizi

Il principio della efficienza richiede che in ogni attività lavorativa venga realizzata l’economicità della gestione delle risorse impiegate nell’erogazione dei servizi e venga assunto l’impegno di offrire un servizio adeguato rispetto alle esigenze del cliente e secondo gli standard più avanzati.

PAYMOVE orienta la propria attività alla soddisfazione e alla tutela dei propri clienti dando ascolto alle richieste che possono favorire un miglioramento della qualità dei propri servizi.

Per questo motivo la Società indirizza le proprie attività a elevati standard di qualità dei propri servizi.

2.14  Spirito di servizio

Il principio dello spirito di servizio implica che ciascun destinatario del Codice sia sempre orientato, nei propri comportamenti, alla condivisione della missione aziendale volta a fornire un servizio di alto valore sociale e di utilità alla collettività, la quale deve beneficiare dei migliori standard di qualità.

2.15  Professionalità e valorizzazione delle risorse umane

Le risorse umane rappresentano un fattore fondamentale per lo sviluppo della Società. Pertanto, la Società ne tutela e ne promuove la crescita professionale allo scopo di accrescere il patrimonio di competenze possedute, anche attraverso continue attività di formazione e aggiornamento.

2.16  Orientamento al cliente. Pari opportunità e Privacy

La Società persegue un’attenta politica di ascolto e di attenzione alla relazione con i clienti esterni e interni, migliorando quindi la qualità dei servizi e la customer satisfaction, attraverso una costante attenzione all’efficienza e all’efficacia nei processi di produzione e di erogazione dei servizi stessi.

Il personale è trattato in modo equo e con rispetto, supportato nello sviluppo professionale e premiato per i risultati ottenuti. La ricerca e la selezione del personale sono effettuate sulla base di criteri oggettivi di competenza e professionalità, garantendo a tutti pari opportunità d’inserimento e di evoluzione professionale in base al merito.

Viene favorito un clima lavorativo positivo, che valorizzi le individualità e i rapporti interpersonali, favorendo il rafforzamento del senso d’appartenenza e dello spirito di squadra. Viene ricercata, in un’ottica di flessibilità nella gestione delle risorse umane, la maggiore coerenza tra gli obiettivi del Gruppo e le necessità dei dipendenti.

Non è tollerata alcuna forma di discriminazione e vessazione.

La violazione del Codice Etico è motivo di applicazione dei sistemi sanzionatori adottati dalle singole Società del Gruppo sulla base dei rispettivi CCNL.

Le informazioni riservate che riguardano i collaboratori sono trattate, in conformità alla vigente normativa di riferimento, con modalità idonee ad assicurarne la massima trasparenza verso i diretti interessati e inaccessibilità da parte di terzi.

3) Relazioni con gli Stakeholder

In questa sezione del Codice Etico sono esplicitati i criteri di condotta cui PAYMOVE si ispira e deve attenersi nelle relazioni con tutte le classi di interlocutori al fine di prevenire il rischio di comportamenti non etici.

3.1 Regole di condotta nelle Relazioni Interne

3.1.1 Dipendenti e Collaboratori

PAYMOVE rispetta i diritti umani fondamentali e aderisce a quanto previsto dalla normativa italiana vigente in materia di Diritto del Lavoro; tutela e promuove il valore e lo sviluppo delle risorse umane, anche in quanto importante fattore di successo per l’azienda, in modo da favorirne, sulla base di criteri di merito, la piena realizzazione professionale.

Le pratiche di assunzione, trasferimento o promozione non devono essere in alcun modo influenzate da offerte o promesse di somme di denaro, beni, benefici, facilitazioni o prestazioni di ogni genere.

Nella gestione dei rapporti che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, PAYMOVE richiede che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza, vietando ogni comportamento che possa essere ritenuto lesivo della dignità e autonomia del dipendente.

Tutte le decisioni prese nell’ambito della gestione e dello sviluppo del personale, nonché la valutazione ai fini dell’assunzione, si fondano sulla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto a quelli richiesti e alle esigenze della Società, il tutto nel pieno rispetto dei principi di imparzialità e delle pari opportunità.

Va evitata ogni forma di discriminazione e in particolare qualsiasi discriminazione basata su razza, nazionalità, sesso, età, disabilità, orientamenti sessuali, opinioni politiche o sindacali, indirizzi filosofici o convinzioni religiose verso qualunque soggetto interno ed esterno a PAYMOVE.

Non sono tollerate molestie sessuali o atti di violenza fisica o psicologica. PAYMOVE si impegna a tutelare l’integrità morale dei collaboratori garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona.

Non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare, con ciò intendendosi, oltre alla mera assenza di alcuna regolarizzazione di un rapporto, qualsivoglia tipologia di utilizzo di prestazioni lavorative non dedotta in un assetto contrattuale e normativo coerente a quello del paese di riferimento.

La privacy del dipendente è tutelata in Italia a norma del D. Lgs. 196/03 o, per altri paesi in cui PAYMOVE opera, dalla corrispondente normativa.

Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni dipendente deve ricevere accurate informazioni relative a: caratteristiche della funzione di appartenenza, responsabilità del proprio ruolo e mansioni da svolgere; norme disciplinari di fonte legale, contrattuale o regolamentare; elementi normativi e retributivi, in generale norme e procedure da adottare al fine di evitare comportamenti contrari a norme di legge e politiche aziendali.

La Società assicura alle proprie risorse la formazione e l’aggiornamento necessario in base alla posizione ricoperta e la definizione dei ruoli e delle responsabilità in modo da permettere a ciascuna risorsa di potere adeguatamente adottare le decisioni di sua competenza nell'interesse della Società.

3.1.2 Omaggi, Regalie e altri Benefici

È vietato qualsiasi regalo, omaggio o altro beneficio gratuito che venga promesso, offerto o ricevuto e che possa essere interpretato come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia e che sia in ogni caso rivolto a ottenere trattamenti di favore nella conduzione di operazioni che siano espressione dell’attività della Società. In particolare, è vietato qualsiasi regalo, omaggio o altro beneficio gratuito, che venga promesso o offerto a funzionari pubblici italiani ed esteri e che possa influenzare l'indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi interesse o vantaggio.

3.1.3 Doveri dei Dipendenti e dei Collaboratori

Il dipendente o collaboratore deve agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi assunti dal contratto di lavoro e da quanto previsto dal presente Codice.

Il personale deve evitare di porre in essere o agevolare operazioni in conflitto di interesse – effettivo o potenziale – con la Società, nonché attività che possano interferire con la capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel miglior interesse delle Società e nel pieno rispetto dei principi del presente codice. Il personale in particolare non deve avere interessi finanziari o personali nella scelta del fornitore, in un’azienda concorrente o cliente e non può svolgere attività lavorative che possano comportare l’insorgenza di un conflitto d’interesse.

3.1.4   Utilizzo dei Beni Aziendali

Ogni dipendente o collaboratore è tenuto a operare con diligenza per tutelare i beni della Società.

Egli è, inoltre, responsabile della protezione delle risorse a lui affidate, ed ha il dovere di informare le strutture aziendali preposte riguardo ad eventuali minacce o eventi dannosi per la Società.

Per quanto concerne l’uso degli strumenti informatici, ogni dipendente è tenuto rispettare la politica aziendale adottata per non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici. In particolare è vietato:

  • utilizzare gli strumenti in dotazione (programmi, e-mail, internet, telefono, fax, ecc.) per scopi diversi e non connessi all’attività lavorativa;
  • scaricare programmi o installare software non autorizzati, o differenti da quelli forniti da Società;
  • inviare messaggi di posta elettronica che rechino offesa alla persona e/o danno all'immagine aziendale;
  • navigare su siti internet con contenuti indecorosi.

La Società si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni e infrastrutture con l'impiego di sistemi di controllo, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti.

3.1.5 Trattamento delle informazioni

Le informazioni che PAYMOVE detiene sono trattate nel rispetto della riservatezza e della privacy dei soggetti interessati. La Società si impegna a far sì che dirigenti, personale dipendente, consulenti e terzi che operano in nome e per conto della società espongano fatti rispondenti al vero secondo i principi di correttezza.

3.1.6 Tutela della salute e sicurezza sul lavoro

PAYMOVE si impegna a perseguire gli obiettivi di miglioramento della sicurezza e salute dei lavoratori come parte integrante della propria attività e come impegno strategico rispetto alle finalità più generali dell’Azienda. A tal fine la Società:

  • si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza e salute sul lavoro sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori;
  • svolge una formazione istituzionale, erogata in determinati momenti della vita aziendale del dipendente e una formazione ricorrente rivolta al personale operativo;
  • promuove e attua ogni iniziativa diretta a minimizzare i rischi e a rimuovere le cause che possano mettere a repentaglio la sicurezza e la salute dei dipendenti, realizzando interventi di natura tecnica e organizzativa, anche attraverso l’introduzione di un sistema di gestione dei rischi, della sicurezza, delle risorse da proteggere nonché mediante l’attuazione di un sistema concretamente efficace di monitoraggio dell’adozione dei ritrovati e delle misure di prevenzione, presidiato da sanzioni che possono giungere sino a quella espulsiva dal rapporto di lavoro.

Il Personale deve prendersi cura della propria salute e sicurezza e di quella delle altre persone presenti sul luogo di lavoro, su cui ricadono gli effetti delle sue azioni o omissioni, conformemente alla formazione, alle istruzioni e ai mezzi forniti dal datore di lavoro.

Per tale ragione non saranno tollerati sul posto di lavoro l’uso di droghe, l’abuso di alcolici o l’assunzione di farmaci illegali.

3.2 Regole di condotta nelle relazioni esterne

3.2.1 Correttezza contabile e veridicità del bilancio

Obiettivo prioritario di PAYMOVE è garantire una rigorosa trasparenza contabile. Le registrazioni contabili devono rispecchiare fedelmente le operazioni effettuate da PAYMOVE e devono essere supportate dalla relativa documentazione assoggettabile a verifica. La gestione delle risorse finanziarie deve avvenire in maniera conforme alle procedure di approvazione e autorizzazione appositamente definite. Gli amministratori, e i loro collaboratori e/o dipendenti, nella redazione del bilancio, di comunicazioni al mercato o di altri documenti similari, devono:

  • rappresentare la situazione economica, patrimoniale o finanziaria con verità, chiarezza e completezza;
  • rispettare puntualmente le richieste di informazioni da parte dell’eventuale collegio sindacale e facilitare in ogni modo lo svolgimento delle attività di controllo o di revisione legalmente attribuite ai soci, ad altri organi sociali o alle eventuali società di revisione;
  • presentare all’assemblea dei soci atti e documenti completi e corrispondenti alle registrazioni contabili;
  • fornire agli organi di vigilanza informazioni corrette e complete sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria.

3.2.2 Trattamento delle Informazioni

Le informazioni riguardanti gli stakeholder di cui PAYMOVE è in possesso sono trattate dalle società del gruppo in maniera da garantire agli interessati il pieno rispetto della riservatezza e della privacy.

A tal fine PAYMOVE definisce e impone l’attuazione di politiche e procedure volte ad assicurare la protezione delle informazioni in termini di riservatezza, integrità e disponibilità delle stesse. In particolare, si impegna a porre in essere ogni attività necessaria ad evitare i rischi di perdita o distruzione dei dati, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità per cui i dati furono raccolti.

3.2.3 Criteri di condotta nelle relazioni con i fornitori

Il rapporto con i fornitori è improntato a principi di trasparenza, lealtà, integrità, riservatezza, diligenza, professionalità e obiettività di giudizio. La scelta dei fornitori e l’acquisto di beni e servizi sono effettuati dalle apposite funzioni aziendali in base a valutazioni obiettive circa legalità competenze, competitività, qualità, correttezza, rispettabilità, reputazione e prezzo. I fornitori di PAYMOVE non devono essere implicati in attività illecite e devono assicurare ai propri dipendenti condizioni di lavoro basate sul rispetto dei diritti umani fondamentali, delle Convenzioni internazionali, delle leggi vigenti.

In particolare:

  • l’utilizzo del lavoro minorile è assolutamente vietato e considerato inaccettabile. L’età dei lavoratori addetti alla produzione non può essere inferiore all’età minima legale ammessa in ciascuno Stato;
  • lo sfruttamento del lavoro minorile e non, l’utilizzo di lavoro forzato, di abusi fisici o psichici o di punizioni corporali sono considerati assolutamente inaccettabili e comporteranno l’interruzione immediata di ogni e qualsivoglia rapporto tra il fornitore e PAYMOVE;
  • la retribuzione e i benefici dei Dipendenti dei fornitori devono essere conformi alle normative locali, alla legge e allineati a quanto previsto dalla Convenzioni internazionali in materia;
  • i fornitori devono garantire che ogni forma di produzione venga effettuata mediante processi di lavorazione che tutelano comunque la salute dei lavoratori in modo appropriato e adeguato ai processi produttivi effettivamente utilizzati.

PAYMOVE raccomanda ai propri fornitori di astenersi da offrire beni o servizi, in particolare sotto forma di regali, a collaboratori della società che eccedano le normali pratiche di cortesia e vieta ai propri dipendenti di offrire beni o servizi a personale di altre società o enti per ottenere informazioni riservate o benefici diretti o indiretti rilevanti, per sé o per l’azienda. In caso di violazione dei principi di legalità, correttezza, trasparenza, riservatezza e rispetto della dignità della persona PAYMOVE è legittimata a prendere opportuni provvedimenti fino alla risoluzione del rapporto con il fornitore.

3.2.4 Criteri di condotta nelle relazioni con consulenti esterni, agenti e altri collaboratori

Nelle relazioni con consulenti, agenti e altri collaboratori, Amministratori e Dipendenti di PAYMOVE sono tenuti a:

  • valutare attentamente l’opportunità di ricorrere alle prestazioni dei Consulenti esterni e collaboratori e selezionare controparti di adeguata qualificazione professionale e reputazione;
  • instaurare relazioni efficienti, trasparenti e collaborative, mantenendo un dialogo aperto e franco in linea con le migliori consuetudini commerciali;
  • assicurare costantemente il più conveniente rapporto tra qualità della prestazione e costo;
  • esigere l’applicazione delle condizioni contrattualmente previste;
  • operare nell’ambito della normativa vigente e richiederne il puntuale rispetto.

I rapporti con consulenti, agenti e altri collaboratori sono disciplinati in rapporti contrattuali formalizzati in cui devono essere specificamente indicate le condizioni e l’oggetto del contratto e le modalità di incasso e di retribuzione. Non è ammesso effettuare prestazioni o pagamenti in favore di collaboratori, consulenti, agenti o altri soggetti terzi che operino per conto della Società, che non trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto contrattuale costituito con gli stessi ovvero in relazione al tipo di incarico da svolgere.

La violazione dei principi di legalità, correttezza, trasparenza, riservatezza e rispetto della dignità della persona sono giusta causa di risoluzione dei rapporti contrattuali.

3.2.5 Criteri di condotta nelle relazioni con i clienti

La professionalità, la competenza, la disponibilità, il rispetto e la correttezza rappresentano i principi guida e lo stile di comportamento da seguire nei rapporti con i clienti. È indispensabile dunque che i rapporti con i clienti siano improntati alla piena trasparenza e correttezza, al rispetto della legge e all’indipendenza nei confronti di ogni forma di condizionamento, sia interno sia esterno.

I contratti e le comunicazioni alla clientela devono essere:

  • chiari e semplici;
  • conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette;
  • conformi alle politiche commerciali aziendali e ai parametri in esse definiti;
  • completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del cliente.

Nell’ambito dei rapporti commerciali con i clienti è fatto divieto tenere condotte che possano ledere la fiducia dei consumatori, recando al contempo pregiudizio alla trasparenza e sicurezza del mercato.

3.2.6 Criteri di condotta nei rapporti con la Pubblica Amministrazione

I rapporti con la Pubblica Amministrazione e con le Pubbliche Istituzioni (p. es., Ministeri e loro uffici periferici, Enti pubblici, Enti e Aziende che operano nel settore dei servizi pubblici, Enti territoriali, Enti locali, Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato, Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali) sono tenuti dagli Esponenti Aziendali o dai Responsabili a ciò autorizzati ovvero dalle persone da essi previamente e formalmente delegate, nel rispetto delle norme del presente Codice, nonché dello Statuto Sociale e delle Leggi Speciali, avendo particolare riguardo ai principi di correttezza, trasparenza ed efficienza. In particolare, a mero titolo esemplificativo:

  • Non è ammesso, né direttamente, né indirettamente, né per il tramite di interposta persona, offrire o promettere denaro, doni o compensi, sotto qualsiasi forma, né esercitare illecite pressioni, né promettere qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore a dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione ovvero a soggetti incaricati di pubblico servizio ovvero a loro parenti o conviventi allo scopo di indurre al compimento di un atto d’ufficio o contrario ai doveri d’ufficio.
  • Non è consentito tenere una condotta ingannevole che possa indurre la Pubblica Amministrazione in errore, in particolare non è consentito utilizzare o presentare dichiarazioni o documenti falsi o attestanti cose non vere, ovvero omettere informazioni per conseguire, a vantaggio o nell’interesse dell’azienda, contributi, finanziamenti o altre erogazioni comunque denominate concesse dallo Stato, da un Ente Pubblico o dall’Unione Europea.
  • È fatto divieto di utilizzare contributi, finanziamenti, o altre erogazioni comunque denominate, concesse dallo Stato, da un Ente Pubblico o dall’Unione Europea, per scopi diversi da quelli per i quali gli stessi sono stati assegnati.
  • In caso di rapporti commerciali con la Pubblica Amministrazione, compresa la partecipazione a gare pubbliche, è necessario operare sempre nel rispetto della legge e della corretta prassi commerciale.
  • È vietato alterare in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema informatico o telematico di un Ente pubblico o intervenire illegalmente con qualsiasi modalità sui dati, informazioni e programmi in esso contenuti o ad esso pertinenti, al fine di conseguire un ingiusto profitto con altrui danno.

Il corretto funzionamento della Funzione Pubblica, in particolare della Funzione Giudiziaria, viene garantito anche attraverso il divieto, imposto a tutti i soggetti tenuti all’osservanza del presente Codice Etico, di intraprendere, direttamente o indirettamente, alcuna azione illecita che possa favorire o danneggiare una delle parti in causa nel corso dei processi civili, penali o amministrativi.

In particolare è fatto divieto di porre in essere indebite pressioni (offerte o promesse di denaro o di altra utilità) o illecite coercizioni (violenze o minacce) al fine di indurre a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci la persona chiamata a rendere davanti alla autorità giudiziaria dichiarazioni utilizzabili in un procedimento penale, quando questa ha facoltà di non rispondere.

3.2.7 Criteri di condotta con Associazioni di Rappresentanza

PAYMOVE considera il rapporto con le Associazioni di rappresentanza di importanza strategica al fine di un corretto sviluppo della propria attività, pertanto instaura un canale stabile di dialogo con le Associazioni dei propri stakeholder per una cooperazione incentrata sul rispetto dei reciproci interessi evitando così situazioni di conflitto.

3.2.8 Criteri di condotta con Organizzazioni Politiche e Sindacali

PAYMOVE fonda il suo rapporto con le Organizzazioni politiche e sindacali sulla massima trasparenza.

Non effettua pressioni ad esponenti politici né finanzia partiti, loro rappresentanti o candidati, né effettua meeting che abbiano un fine esclusivo di propaganda politica. È vietata l’erogazione di contribuiti a organizzazioni in posizione di potenziale conflitto di interesse come i sindacati, organizzazioni ambientaliste, associazioni di consumatori e così via.

4) Disposizioni finali

4.1 Conoscenza delle prescrizioni del Codice Etico

L'osservanza delle norme del Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte dai dipendenti, collaboratori non subordinati e da tutti i soggetti che hanno relazioni d’affari con PAYMOVE.

Da parte sua PAYMOVE ha la responsabilità di far in modo che le proprie aspettative di condotta nei confronti di dipendenti e stakeholder siano da questi comprese e messe in pratica.

4.2 Osservanza del codice etico

La violazione delle norme del presente Codice Etico lede il rapporto di fiducia instaurato con l’Azienda e può portare ad azioni disciplinari e di risarcimento del danno. L’osservanza del presente Codice da parte dei dipendenti e collaboratori e il loro impegno a rispettare i doveri generali di lealtà, di correttezza e di esecuzione del contratto di lavoro secondo buona fede devono considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali anche in base e per gli effetti della normativa vigente.

I comportamenti tenuti dai lavoratori dipendenti, in violazione delle regole comportamentali o procedurali contenute nel presente codice etico, debbono essere intesi come illeciti disciplinari sanzionabili nel rispetto della normativa applicabile.

L’osservanza del codice etico da parte dei soggetti terzi (fornitori, consulenti, ecc) integra l’obbligo di adempiere ai doveri di diligenza e buona fede nelle trattative e nell’esecuzione dei contratti in essere con la Società. Le violazioni commesse da soggetti terzi saranno sanzionabili in conformità a quanto previsto nei relativi incarichi e contratti.

4.3 Modifica del Codice Etico

PAYMOVE è competente per ogni modifica e/o integrazione del presente Codice Etico. In particolare, integrazioni e modifiche potrebbero rendersi necessarie per mutamenti del quadro normativo di riferimento o dell’organizzazione interna della Società. Il Presente Codice Etico è stato approvato dal C.d.A. di PAYMOVE, unico organo legittimato ad apportare eventuali modifiche allo stesso.

4.4 Diffusione del Codice Etico

Il presente Codice Etico è portato a conoscenza di tutto il personale attraverso gli ordinari strumenti di comunicazione aziendale. Il Codice Etico e i suoi eventuali futuri aggiornamenti vengono definiti e approvati dal C.d.A. di PAYMOVE. È pubblicato nel sito della Società (www.paymove.eu). Una copia cartacea è distribuita a personale e collaboratori, richiedendo agli stessi una dichiarazione per iscritto di avvenuto ricevimento al momento dell’assunzione. Per il personale già in servizio, gli aggiornamenti del Codice Etico sono comunicati entro un mese dall’approvazione del C.d.A. Ciascun dipendente è tenuto a prenderne visione e a conformare i propri comportamenti agli obblighi nello stesso contenuti. Eventuali dubbi applicativi connessi al presente Codice devono essere tempestivamente discussi con l’Organismo di Vigilanza, ove nominato, o con il C.d.A. stesso.

Tutti coloro che collaborano con la Società, senza distinzioni o eccezioni, in Italia o all’estero, sono impegnati a fare osservare i principi del presente Codice. In particolare, tutti i destinatari sono tenuti a operare affinché tali norme siano adeguatamente applicate.

4.5 Soggetto preposto all’attuazione del Codice Etico

I compiti di sorveglianza e controllo sull’applicazione delle norme del presente Codice Etico sono affidati al C.d.A. o a un eventuale Organismo di Vigilanza (OdV) individuato e nominato del CdA della Società che potrà determinarne anche ruoli e funzioni di dettaglio. In particolare, l’organo di controllo, deve:

  • verificare l’applicazione e il rispetto del codice etico attraverso un’analisi e una valutazione dei processi di controllo dei rischi “etici”;
  • monitorare le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del codice etico, garantendo in particolare lo sviluppo delle attività di comunicazione e di “formazione etica” e analizzando proposte di revisione delle politiche e delle procedure aziendali che hanno impatto sull’etica aziendale;
  • ricevere, analizzare e valutare le segnalazioni di violazione delle regole di condotta coinvolgendo, ove necessario, il responsabile delle Risorse Umane per la corretta interpretazione delle leggi, dei regolamenti e del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro;
  • proporre modifiche e integrazioni da apportare al codice etico stesso.

Qualsiasi dipendente che venga a conoscenza di comportamenti non in linea con le norme di condotta contenute nel presente Codice Etico o di circostanze che possano comportare una violazione delle stesse deve darne pronta comunicazione al proprio superiore gerarchico, o a chi è altrimenti individuato come referente, che valuterà se riferire l’accaduto all’organo di controllo. Qualora, per ragioni di opportunità o per giustificato motivo, non fosse consigliabile un riferimento diretto al superiore gerarchico dovrà essere il dipendente stesso a valutare l’opportunità di una segnalazione all’OdV. Le segnalazioni pervenute saranno oggetto di immediata indagine e verranno trattate con il massimo riserbo. L’organismo di controllo deve garantire ai dipendenti che hanno comunicato il comportamento non conforme ogni forma di protezione e tutela da pressioni, ingerenze, ritorsioni e qualsiasi forma di discriminazione.

Omettere la rivelazione di tali situazioni costituisce una violazione al presente Codice Etico.

Gli stakeholder possono segnalare per iscritto e in forma non anonima ogni violazione o sospetto di violazione del Codice Etico all’OdV (se previsto) o al CdA, che provvederà a un’analisi della segnalazione ascoltandone eventualmente l’autore e il responsabile della presunta violazione.

Le competenti funzioni aziendali, attivate dalla Direzione o dal CdA, definiscono i provvedimenti, ne curano l’attuazione e riferiscono l’esito all’Organo di Controllo Interno.

I dipendenti coinvolti nella violazione del Codice Etico sono soggetti ad azione disciplinare conformemente alle leggi, alle procedure aziendali e ai regolamenti previsti dalla normativa generale nell’ordinamento giuridico ove PAYMOVE ha sede legale e in ottemperanza con le previsioni indicate nel Contratto Collettivo di Lavoro. Ogni dipendente è tenuto a cooperare e a conformarsi a pieno allo spirito e alle indicazioni contenute nel presente Codice Etico.

 

Desideri maggiori informazioni sulla nostra offerta o servizi?

Se sei interessato ai prodotti PayMove puoi contattarci senza alcun impegno, i nostri esperti di Monetica saranno lieti di fornirti una proposta creata su misura per il tuo business. Contattaci al numero verde 800-078088 oppure via e-mail all’indirizzo info@paymove.eu, in alternativa compila il modulo di contatto.

CONTATTACI